Asistencia Bolívar S.A. (en adelante Asistencia Bolívar y/o La Compañía), sociedad subordinada de Grupo Bolívar S.A., matriz del Grupo Empresarial Bolívar, presta sus servicios de asistencia como complemento de la oferta de valor de los productos de las compañías del Grupo Bolívar, en especial, a Seguros Comerciales Bolívar S.A., Compañía De Seguros Bolívar S.A.,  Investigaciones y Cobranzas El Libertador S.A., y el Banco Davivienda S.A., con el propósito de diferenciarlos de manera positiva en el mercado.

Los servicios asistenciales que proporciona la Compañía ayudan a las personas a atender situaciones adversas o a proporcionar bienestar en el hogar, la empresa, en el uso de los vehículos, y en determinadas necesidades de los clientes que lo solicitan.

Tomando en cuenta que la Compañía tiene como vocación prestar apoyo y colaboración para resolver situaciones de emergencia que puedan afectar a personas que gozan  de la cobertura de un seguro; o que son beneficiarias de un servicio por la adquisición de un producto con una compañía del Grupo Bolívar; o que han contratado directamente la asistencia, deberá, con ocasión de la prestación de sus servicios, conocer información personal de los usuarios, llámense tomadores, asegurados, beneficiarios, afectados o clientes.

Por lo anterior, podrá actuar como responsable o encargada de la información, según corresponda a la modalidad del servicio cubierto. Así mismo, trata información personal de empleados, proveedores y visitantes a sus instalaciones.

En cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, y del Decreto 1377 de 2013,  hemos desarrollado el presente Manual de Políticas de Tratamiento de la información personal adoptadas por la Compañía, el cual ponemos a sus disposición y cuyo texto se puede consultar en www.asistenciabolivar.com.

TRATAMIENTO Y FINALIDADES

1.                   Finalidades

La Compañía trata sus datos para las finalidades que se listan a continuación, y lo hace a través de sus funcionarios y proveedores, quienes conocen la normatividad en esta materia y se han comprometido a cumplirla cabalmente.

1.1               Finalidades previstas para los usuarios, y en general para nuestros clientes y/o usuarios del servicio. 

·                     Las finalidades del Tratamiento de la información están referidas a la prestación de los servicios de asistencia de manera oportuna y eficiente, lo cual conlleva tratar datos de ubicación, contacto, toma de imágenes, información relacionada con el suceso presentado, dentro de la cual puede haber datos de menores de edad y datos sensibles.

·                     Respecto a los datos sensibles, el Titular entiende que es facultativo autorizar su tratamiento. No obstante, la Compañía aclara que, si se requieren para la efectiva prestación del servicio, y no se proveen, no se podrían prestar los servicios a los usuarios.

·                     Para el desarrollo de todas las actividades y gestiones administrativas propias del servicio de asistencia.

·                     Conocer mejor las experiencias del servicio, los gustos y preferencias de los clientes y usuarios, para complementar la oferta de valor y ajustar, mejorar o desarrollar productos que atiendan de la mejor manera sus necesidades.

·                     Realizar encuestas y/o estudios de investigación que permitan evaluar el proceso de atención y la satisfacción del servicio prestado. 

1.2.     Finalidades previstas para los datos obtenidos de candidatos, empleados y exempleados.

·           La información de la hoja de vida de los candidatos servirá para que la Compañía se forme una opinión sobre las calidades de la persona. Así mismo, esta información podrá ser compartida con las demás empresas y entidades del Grupo Bolívar buscando que el perfil del candidato sea conocido por éstas y tenga mayores posibilidades de ser vinculado.

·           Los datos recogidos de los empleados tienen como finalidad desarrollar las relaciones laborales que existan con éstos; entre ellas, hacerles partícipes de las actividades de bienestar previstas por la Compañía. Los datos de los familiares de los empleados serán recolectados para dar cumplimiento con las disposiciones de la normatividad vigente en materia laboral y de seguridad social, así como para que puedan disfrutar de los beneficios previstos debido a su vínculo con el empleado. Los datos de los exempleados se conservan por un término que respete lo establecido en la ley, con el fin de procurar el suministro de información a autoridades y entidades del sistema de seguridad social.

1.3.     Finalidades previstas para el caso de proveedores personas naturales de la Compañía. 

·           Los datos personales de los proveedores se recolectan con el fin de conocerlos, y evaluar su vinculación.   En el caso de ser contratados, sus datos se utilizan para el desarrollo del contrato de prestación de servicios suscrito, que incluye la finalidad de verificar el cumplimiento de las obligaciones establecidas, y por ende la localización, ubicación y contacto.  Así como, el de efectuar auditorias de servicio, hacer seguimiento a la idoneidad financiera y al comportamiento comercial de éstos. Adicionalmente, pueden ser utilizados para hacerles partícipes de actividades, campañas o capacitaciones que puedan resultar de su interés y comunicarles los protocolos de servicio de la Compañía.

1.4.     Finalidades previstas para el caso de video-vigilancia:

·           Los datos personales de las personas que ingresan a las oficinas de Asistencia se recolectan con el propósito de control de acceso y seguridad en las instalaciones.

Asistencia Bolívar recuerda la importancia de mantener actualizada la información, pues de esta manera se le puede informar de manera oportuna sobre los asuntos de su interés y contactarlo para las finalidades por el Titular consentidas. Así mismo, indica que los datos podrán ser tratados para el cumplimiento a los requerimientos constitucionales, legales, judiciales, administrativos y reglamentarios previstos en el ordenamiento jurídico colombiano, así como para las solicitudes que presente el Titular.

2.          Autorización

Asistencia Bolívar obtendrá la autorización de Tratamiento de datos personales de conformidad con lo señalado en la legislación vigente en la materia.

La Compañía establecerá los mecanismos para obtener la autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada.

Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

Los medios para obtener la autorización serán físicos, electrónicos, verbales y a través de conducta inequívocas.

La autorización del titular no es necesaria cuando se trate de:

•              Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

•              Datos de naturaleza pública.

•              Casos de urgencia médica o sanitaria.

•              Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

•              Datos relacionados con el registro civil de la persona.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

Dirigirse a la Compañía, a través de los canales establecidos por ésta para conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se puede ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

•              Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía, salvo cuando, de acuerdo con la ley, el tratamiento que se está realizando no lo requiera.

•              Ser informado por la Compañía, previa solicitud efectuada a través de los canales dispuestos por ella, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.

•              Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley General y sus decretos reglamentarios.

•              Revocar la autorización en los casos que no se enmarcan en la Ley Especial de Hábeas Data y en los que no se refieren a datos esenciales o propios del contrato. Igualmente, solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

•              Acceder en forma gratuita, a través de los canales dispuestos por la Compañía, a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

•              A través de su Aviso de Privacidad (ver Anexo 1) y en el capítulo 6 de este manual, la Compañía informa acerca de los canales y procedimientos previstos para que el titular pueda ejercer sus derechos de manera efectiva.

CANALES DE ATENCIÓN Y CONSULTAS

La Compañía tiene dispuestos como canales de contacto con los Titulares de datos personales cuya información repose en las bases de datos, los siguientes:

Consultas:

• Correo electrónico:          servicioalcliente@asistenciabolivar.com

• Dirección física: Avenida Calle 26 N° 69 - 76   Torre 2 Piso 13   Edificio Elemento

• Línea Telefónica: Celular: # 322, Fijo Bogotá: 1- 3122122, Fuera Bogotá: 018000 123 322

Reclamos:

• Correo electrónico:          servicioalcliente@asistenciabolivar.com

• Dirección física: Avenida Calle 26 N° 69 - 76   Torre 2 Piso 13   Edificio Elemento

CAMBIOS EN LAS POLÍTICAS O EN EL AVISO DE PRIVACIDAD 

Las políticas de tratamiento están disponibles en la página web www.asistenciabolivar.com, por lo que cualquier cambio sustancial en éstas será informado a través de este mismo medio y, si se considera necesario, en cualquier otro medio que se considere pertinente.