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PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Manual de Políticas y Procedimientos de Asistencia Bolívar S.A

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

1.       ASPECTOS GENERALES

1.1.              Derecho de Hábeas Data

1.2.              Objeto

1.3.              Aplicación

1.4.              Alcance

1.5.              Definiciones

1.5.1.  Autorización

1.5.2.  Base de Datos

1.5.3.  Dato personal

1.5.4.  Dato público

1.5.5.  Dato semiprivado

1.5.6.  Dato privado

1.5.7.  Dato sensible

1.5.8.  Encargado del Tratamiento

1.5.9.  Responsable del Tratamiento

1.5.10.          Titular

1.5.11.          Tratamiento

 

2.       PRINCIPIOS RECTORES

2.1.              Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos personales

2.2.              Principio de finalidad

2.3.              Principio de libertad

2.4.              Principio de veracidad o calidad

2.5.              Principio de transparencia

2.6.              Principio de acceso y circulación restringida

2.7.              Principio de seguridad

2.8.              Principio de confidencialidad

2.9.              Principio de necesidad y proporcionalidad

2.10.           Principio de temporalidad o caducidad

2.11.           Interpretación constitucional de los derechos

 

3.       DERECHOS DEL TITULAR

3.1.              Derechos del titular

3.2.              Autorización

3.3.              Finalidades de Tratamiento

 

4.       OBLIGACIONES

4.1.              Deberes del Responsable del Tratamiento

4.2.              Deberes del Encargado del Tratamiento

4.3.              Medidas de Seguridad

 

5.       PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

5.1.              Consultas

5.2.              Reclamos

5.3.              Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio

5.4.              Persona o dependencia responsable de la atención de las consultas, quejas y reclamos

                                                                                       

6.       CANALES DE ATENCIÓN AL TITULAR

 

7.       VIGENCIA

7.1.              Entrada en vigencia de la política

 

Anexo 1: Aviso de Privacidad

 

 

 

 


 

INTRODUCCIÓN

Asistencia Bolívar S.A. (en adelante Asistencia Bolivar y/o La Compañía), sociedad subordinada de Grupo Bolívar S.A., matriz del Grupo Empresarial Bolívar, presta sus servicios de asistencia como complemento de la oferta de valor de los productos de las compañías del Grupo Bolívar, en especial, a Seguros Comerciales Bolivar S.A., Compañía De Seguros Bolivar S.A.,  Investigaciones y Cobranzas El Libertador S.A., y el Banco Davivienda S.A., con el propósito de diferenciarlos de manera positiva en el mercado.

Los servicios asistenciales que proporciona la Compañía ayudan a las personas a atender situaciones adversas o a proporcionar bienestar en el hogar, la empresa, en el uso de los vehículos, y en determinadas necesidades de los clientes que lo solicitan.

Tomando en cuenta que la Compañía tiene como vocación prestar apoyo y colaboración para resolver situaciones de emergencia que puedan afectar a personas que gozan  de la cobertura de un seguro; o que son beneficiarias de un servicio por la adquisición de un producto con una compañía del Grupo Bolívar; o que han contratado directamente la asistencia, deberá, con ocasión de la prestación de sus servicios, conocer información personal de los usuarios, llámense tomadores, asegurados, beneficiarios, afectados o clientes.

Por lo anterior, podrá actuar como responsable o encargada de la información, según corresponda a la modalidad del servicio cubierto. Así mismo, trata información personal de empleados, proveedores y visitantes a sus instalaciones.

En cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, y del Decreto 1377 de 2013,  hemos desarrollado el presente Manual de Políticas de Tratamiento de la información personal adoptadas por la Compañía, el cual ponemos a sus disposición y cuyo texto se puede consultar en www.asistenciabolivar.com.

 

1.       ASPECTOS GENERALES

 

1.1.              Derecho de Hábeas Data

El Artículo 15º de la Constitución establece el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, tanto de entidades públicas como privadas. Asimismo, este derecho comprende otras facultades como las de autorizar el tratamiento, incluir nuevos datos, excluirlos o suprimirlos de una base de datos o archivo.[1]

En el año 2008 se expidió la Ley Especial de Hábeas Data[2], que regula lo que se ha denominado como el “hábeas data financiero”, es decir el derecho que tiene todo individuo a conocer, actualizar y rectificar su información personal, comercial, crediticia y financiera contenida en centrales de información públicas o privadas, que tienen como función recopilar, tratar y circular esos datos con el fin de determinar el nivel de riesgo financiero de su titular. Esta ley considera titular de la información tanto a las personas naturales como las jurídicas.

En octubre de 2012 se expidió la Ley 1581, “Ley General de Protección de Datos Personales”, que desarrolla el derecho de Hábeas Data desde una perspectiva más amplia que la financiera y crediticia. Así, cualquier titular de datos personales tiene la facultad de controlar la información que se ha recolectado de sí mismo en cualquier base de datos o archivo, sea administrado por entidades privadas o públicas.

Bajo esta Ley General es titular del dato la persona natural. Solamente, en ocasiones especiales podría serlo una persona jurídica.[3]

1.2.              Objeto

La política y los procedimientos de este Manual de Políticas están dirigidos a desarrollar el derecho constitucional al Hábeas Data que tienen todas las personas sobre las cuales la Compañía haya recogido, administre o conserve información de carácter personal.

1.3.              Aplicación

La política se aplica a las bases de datos cuyo Tratamiento realiza la Compañía en desarrollo de su actividad. Es parte de nuestro compromiso velar porque en todas las relaciones que supongan el conocer o compartir información personal se cumplan los principios y deberes establecidos en la Ley.

1.4.              Alcance

Todos los funcionarios de la Compañía están cubiertos bajo esta política. La Compañía adelantará las campañas pedagógicas y de capacitación que se requieran para que las áreas con mayor nivel de interacción con la administración de datos personales conozcan la nueva ley y las disposiciones adoptadas por la Compañía  para asegurar su cumplimiento.

Asimismo, los proveedores que en desarrollo de su labor deban tener acceso a datos personales de titulares están obligados a conocerla y respetarla.

1.5.              Definiciones

Con el fin de que los destinatarios de esta política tengan claridad sobre los términos utilizados a lo largo de la misma, a continuación, se incluyen las definiciones que trae la Ley General de Protección de datos personales.

 

1.5.1.         Autorización: Consentimiento, previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

 

1.5.2.         Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento, tanto por entidades públicas como privadas. Incluye aquellos depósitos de datos que constan en documentos y que tienen la calidad de archivos.

 

1.5.3.         Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

1.5.4.         Dato público: cualquier información que no sea semiprivada, privada o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 

1.5.5.         Dato semiprivado: cualquier información que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.

 

1.5.6.         Dato privado: cualquier aquella información que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

 

1.5.7.         Dato sensible: cualquier información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

 

1.5.8.         Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

 

1.5.9.         Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

 

1.5.10.      Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

 

1.5.11.      Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso o circulación.

 

2.       PRINCIPIOS RECTORES

Es un compromiso de la Compañía entender y desarrollar de manera armónica los principios establecidos en la Ley General, a continuación los relacionamos para su mejor comprensión:

2.1.              Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos.

El tratamiento a que se refiere esta ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

2.2.              Principio de finalidad

El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, y debe ser informada al titular.

2.3.               Principio de libertad

El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no pueden ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

2.4.              Principio de veracidad o calidad

 

La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 

2.5.              Principio de transparencia

En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

2.6.              Principio de acceso y circulación restringida

El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo puede estar a cargo de personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en esta ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no pueden estar disponibles en internet ni en otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley General.

2.7.              Principio de seguridad

La información sujeta a tratamiento por parte del responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento se debe manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

2.8.              Principio de confidencialidad

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley General y en los términos de ésta.

2.9.              Principio de necesidad y proporcionalidad

Los datos personales registrados en una base de datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de la finalidad del tratamiento, la cual debe ser comunicada al titular. En consecuencia los datos que se solicitan deben ser adecuados, pertinentes y acordes con esa finalidad del Tratamiento.

2.10.          Principio de temporalidad o caducidad

El periodo de conservación de los datos personales será aquel necesario para alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado.

3.       DERECHOS DEL TITULAR

3.1. Derechos del titular

              Dirigirse a la Compañía, a través de los canales establecidos por ésta para conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se puede ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

              Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía, salvo cuando, de acuerdo con la ley, el tratamiento que se está realizando no lo requiera.

              Ser informado por la Compañía, previa solicitud efectuada a través de los canales dispuestos por ella, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.

              Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley General y sus decretos reglamentarios.

              Revocar la autorización en los casos que no se enmarcan en la Ley Especial de Hábeas Data y en los que no se refieren a datos esenciales o propios del contrato. Igualmente, solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

              Acceder en forma gratuita, a través de los canales dispuestos por la Compañía, a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

              A través de su Aviso de Privacidad (ver Anexo 1) y en el capítulo 6 de este manual, la Compañía informa acerca de los canales y procedimientos previstos para que el titular pueda ejercer sus derechos de manera efectiva.

3.2. Autorización

Asistencia Bolívar obtendrá la autorización de Tratamiento de datos personales de conformidad con lo señalado en la legislación vigente en la materia.

La Compañía establecerá los mecanismos para obtener la autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada.

Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

Los medios para obtener la autorización serán físicos, electrónicos, verbales y a través de conducta inequívocas.

La autorización del titular no es necesaria cuando se trate de:

              Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

              Datos de naturaleza pública.

              Casos de urgencia médica o sanitaria.

              Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

              Datos relacionados con el registro civil de la persona.

3.3. Finalidades del Tratamiento

La Compañía trata sus datos para las finalidades que se listan a continuación, y lo hace a través de sus funcionarios y proveedores, quienes conocen la normatividad en esta materia y se han comprometido a cumplirla cabalmente.

3.3.1. Finalidades previstas para los usuarios, y en general para nuestros clientes y/o usuarios del servicio. 

3.3.1.1. Las finalidades del Tratamiento de la información están referidas a la prestación de los servicios de asistencia de manera oportuna y eficiente, lo cual conlleva tratar datos de ubicación, contacto, toma de imágenes, información relacionada con el suceso presentado, dentro de la cual puede haber  datos de menores de edad y datos sensibles.

Respecto a los datos sensibles, el Titular entiende que es facultativo autorizar su tratamiento. No obstante, la Compañía aclara que si se requieren para la efectiva prestación del servicio, y no se proveen, no se podrían prestar los servicios a los usuarios.

3.3.1. 2. Para el desarrollo de todas las actividades y gestiones administrativas propias del servicio de asistencia.

3.3.1.3. Conocer mejor las experiencias del servicio,  los gustos y preferencias de los clientes y usuarios, para complementar la oferta de valor y ajustar, mejorar o desarrollar productos que atiendan de la mejor manera sus necesidades.

3.3.1.4. Realizar encuestas y/o estudios de investigación  que permitan evaluar el proceso de atención y la satisfacción del servicio prestado. 

3.3.2. Finalidades previstas para los datos obtenidos de candidatos, empleados y ex empleados.

La información de la hoja de vida de los candidatos servirá para que la Compañía se forme una opinión sobre las calidades de la persona. Así mismo, esta información podrá ser compartida con las demás empresas y entidades del Grupo Bolívar buscando que el perfil del candidato sea conocido por éstas y tenga mayores posibilidades de ser vinculado.

Los datos recogidos de los empleados tienen como finalidad desarrollar las relaciones laborales que existan con éstos; entre ellas, hacerles partícipes de las actividades de bienestar previstas por la Compañía. Los datos de los familiares de los empleados serán recolectados para dar cumplimiento con las disposiciones de la normatividad vigente en materia laboral y de seguridad social, así como para que puedan disfrutar de los beneficios previstos en razón de su vínculo con el empleado. Los datos de los ex empleados se conservan por un término que respete lo establecido en la ley, con el fin de procurar el suministro de información a autoridades y entidades del sistema de seguridad social.

3.3.3. Finalidades previstas para el caso de proveedores personas naturales de la Compañía. 
Los datos personales de los proveedores se recolectan con el fin de conocerlos, y evaluar su vinculación.   En el caso de ser contratados, sus datos se utilizan para el desarrollo del contrato de prestación de servicios suscrito, que incluye la finalidad de verificar el cumplimiento de las obligaciones establecidas, y por ende la localización, ubicación y contacto.  Así como, el de efectuar auditorias de servicio, hacer seguimiento a la idoneidad financiera y al comportamiento comercial de éstos. Adicionalmente, pueden ser utilizados para hacerles partícipes de actividades, campañas o capacitaciones que puedan resultar de su interés y comunicarles los protocolos de servicio de la Compañía.

3.3.4. Finalidades previstas para el caso de video-vigilancia:

Los datos personales de las personas que ingresan a las oficinas de Asistencia se recolectan con el propósito de control de acceso y seguridad en las instalaciones.

 

4. OBLIGACIONES

4.1. Deberes del Responsable del Tratamiento

La Ley General define como Responsable a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

De conformidad con la Sentencia C-748 de 2011, el Responsable del tratamiento es “el que define los fines y medios esenciales para el tratamiento del dato, incluidos quienes fungen como fuente y usuario”, pudiendo poner los datos en circulación o utilizarlos de cierta manera.  Sus deberes son:

·         Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

·         Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

·         Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

·         Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

·         Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

·         Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

·         Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

·         Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

·         Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

·         Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

·         Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

·         Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

·         Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

·         Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

·         Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

4.2. Deberes del Encargado del Tratamiento

La ley señala que el Encargado del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de los datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. Sus deberes son:

·         Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

·         Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

·         Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;

·         Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

·         Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;

·         Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;

·         Registrar en la base de datos las leyendas "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley;

·         Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

·         Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

·         Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

·         Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

·         Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

4.3. Medidas de Seguridad

La Compañía realiza el Tratamiento de la información personal respetando el Principio de Seguridad de la Información mediante la adopción de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

5. PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

5.1. Consultas

Los titulares o sus causahabientes pueden consultar la información que de ellos reposa en las bases de datos de la Compañía.

Para solicitudes de consulta deben acreditar su identidad, así:

              Si la presentan mediante documento escrito, deben adjuntar copia de la cédula.

              Si la presentan a través del Call Center, deben responder un cuestionario de validación de identidad.

              Si la presentan por la página web, deben ingresar con el usuario y contraseña suministrado por la Compañía.

Los causahabientes deben acreditar el parentesco adjuntando copia de la escritura que da apertura a la sucesión y copia de su documento de identidad.  Los apoderados deben presentar copia auténtica del poder y de su documento de identidad.

Una vez la Compañía recibe la solicitud de consulta de la información, revisan el registro individual correspondiente al nombre del Titular y al documento de identidad aportado; si encuentran alguna diferencia entre estos documentos lo informarán dentro de los siguientes cinco (5) días hábiles a partir del recibo de la comunicación, con el fin de que el solicitante la aclare.

Si la Compañía encuentra conformidad en los documentos, darán su respuesta en un término de diez (10) días hábiles.

Si la Compañía requiere un mayor tiempo para responder la consulta, lo informarán al Titular y le darán su respuesta en un término que no excederá los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término.

5.2. Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos administrada por la Compañía debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que advierten un incumplimiento por parte de ésta o de alguno de sus Encargados, pueden presentar un reclamo ante la Compañía o el Encargado, en los siguientes términos:

              El reclamo se formula ante la Compañía o el Encargado del tratamiento, acompañado del documento que identifique al Titular, la descripción clara de los hechos que originan el reclamo, los documentos que pretenda hacer valer y la dirección donde desea recibir notificaciones (física o electrónica).

              Si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane la falla.

              Si transcurren dos (2) meses a partir de la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

              Si la Compañía o el Encargado a quien se dirija la solicitud no puede o no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará al interesado.

Si la Compañía no conoce a la persona a quien deba trasladar el asunto, informará de inmediato al Titular con copia a la Superintendencia de Industria y Comercio.

              Una vez recibido el reclamo completo, se debe incluir en la base de datos correspondiente la leyenda “Reclamo en trámite” y el motivo de éste, en un término máximo de 2 días hábiles.

              El término máximo para responder el reclamo es de quince (15) días hábiles. Si no es posible hacerlo en este término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha en que se atenderá, que no podrá exceder de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5.3. Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio

El Titular, causahabiente o apoderado deberá agotar el anterior trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o el Encargado del Tratamiento antes de proceder a radicar una queja en ese sentido a la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

6. CANALES DE ATENCIÓN AL TITULAR

La Compañía tiene dispuestos como canales de contacto con los Titulares de datos personales cuya información repose en las bases de datos, los siguientes:

Consultas:

• Correo electrónico:         servicioalcliente@asistenciabolivar.com

• Dirección física:               Calle 108 # 45 – 30 Torre 1, piso 9

• Línea Telefónica: Celular: # 322, Fijo Bogotá: 1- 3122122, Fuera Bogotá: 018000 123 322

 

Reclamos:

• Correo electrónico:         servicioalcliente@asistenciabolivar.com

• Dirección física:               Calle 108 # 45 – 30 Torre 1, piso 9

 

 

7.       VIGENCIA

Inicialmente Asistencia Bolívar S.A., se acogió al Manual de Política de Tratamiento de datos Personales de SEGUROS BOLIVAR desde el mes de septiembre de 2013 y a partir de mayo de 2016 publico en su página web el aviso de privacidad.

 

Las áreas de la Compañía especialmente relacionadas fueron informadas de estas disposiciones una vez fueron expedidas y de manera previa a su publicación, y se realizó un trabajo colectivo orientado a difundir los aspectos relevantes de la nueva normativa.  Este trabajo de cultura, educación e información se seguirá adelantando a lo largo de la vigencia de la nueva ley. Asistencia Bolívar revisará y actualizará periódicamente ésta Política para mantenerla vigente y acorde con los desarrollos y precedentes existentes en la materia. (Versión del 04 de abril de 2017).

 

 

 



[1] De acuerdo con la sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional

[2] Ley 1266 de 2008, Ley Especial de Hábeas Data.

[3] Situaciones especiales previstas por la Corte Constitucional, Sentencia C-748 de 2011